Telefonkonferanse: Tips om forberedelse, kostnader, moderering

Innhold

• Hva er en konferansesamtale?
• Hvordan fungerer konferansesamtalen?
• Leverandør av konferansesamtaler
• Ulike prismodeller for konferansesamtaler
• Hva koster en konferansesamtale egentlig?
• Hva trenger du for en konferansesamtale?
• Typiske problemer med konferansesamtaler
• Hvordan kan feil unngås i telco?
• Moderatorens oppgaver og funksjon
• Hvordan fungerer en konferansesamtale med mobiltelefon?

En konferansesamtale er det perfekte verktøyet for å diskutere profesjonelle forhold med mer enn to personer på en enkel, rask og billig måte - det være seg prosjekter eller presentasjoner. For stor teknisk innsats er ikke nødvendig for dette. En enkel telefon eller mobiltelefon er tilstrekkelig for det moderne "Telco". Det er imidlertid noen viktige regler for konferansesamtaler som du bør være oppmerksom på på forhånd. Sjekklistene våre viser deg hvilke ...

Hva er en konferansesamtale?

Telefonkonferanser eller såkalte konferansesamtaler er møter der du bare kan høre, men ikke se hverandre. Begrepet telefonkonferanse - også kjent under forkortelsen Telko eller TK - brukes vanligvis til telefonsamtaler med mer enn to deltakere. Med tre til fire deltakere snakker en om en treveiskonferanse eller en fireveiskonferanse. Alt som går utover det med tanke på deltakerne, er bare et teleselskap. I tillegg skilles det fra telefonkonferanser i henhold til typen tilkobling:

• Oppringingsprosedyre
  Deltakerne ringer inn på konferansen uavhengig - utstyrt med passende tilgangsdata - og må godkjenne seg selv med en PIN-kode.
• Oppringingsprosedyre
  Deltakerne blir ringt av operatøren av teleleverandøren eller av arrangøren, og konferansen blir "hentet". Selv om prosessen er mer praktisk, er den også dyrere for arrangøren siden han også bærer alle tilkoblingsgebyrer.

Hvordan fungerer konferansesamtalen?

En konferansesamtale kan settes opp og implementeres raskt. I mellomtiden er det mange - i noen tilfeller gratis - Telco-leverandører på Internett (mer om dette i neste avsnitt). Store forutsetninger trenger ikke å oppfylles.

Et moderne telefonsystem er ikke nødvendig. En enkel telefon eller mobiltelefon er alt som trengs for et telemøte. Så hvis du vil starte en konferansesamtale med tre eller flere deltakere, trenger du bare tre enkle trinn:

• Registrer en konferansesamtale
  For å starte konferansesamtalen må du registrere konferansesamtalen hos den valgte leverandøren. Denne registreringen er vanligvis bare nødvendig en gang og er vanligvis allerede mulig på nettsiden til telekommunikasjonsleverandøren. For å gjøre dette trenger du vanligvis bare et navn og en e-postadresse (gratis leverandører kan bruke disse kommersielt) - eller en faktureringsadresse (for betalte telekommunikasjonsleverandører).
• Kommuniser tilgangsdata
  Du vil vanligvis få tildelt et såkalt konferanserom. Alle deltakere kan senere ringe inn i dette virtuelle rommet. For dette formålet har konferanserommet en todelt tilgangsdatanøkkel - et telefonnummer (ringe-inn-nummer) og en konferanse-PIN-kode (ring-in-kode, ring-in-PIN eller konferanse-PIN). Med dataene kan alle ringe inn hvor som helst med telefonen, iPhone eller annen smarttelefon.
• Start en konferansesamtale
  Hvis alle deltakerne har et nummer og en PIN-kode, kan du starte. Avtal tid, ring inn og start en konferansesamtale. Vanligvis tar det minst to deltakere å komme inn i rommet. Noen teletilbydere har en såkalt konferanseleder - mest av sikkerhetsmessige årsaker. Han har sin egen PIN-kode for konferanseleder og er da også den som muliggjør konferansesamtalen for alle. Inntil da hører resten av deltakerne ofte bare musikk på vent.

Leverandør av konferansesamtaler

En samtale fra hjemmet eller kontortelefonen kobler deg bare til en annen person.For en konferansesamtale med mer enn to deltakere, må du derfor bruke en bestemt leverandør eller programvare.

Hvilken du velger, avhenger av den ene siden av dine forventninger eller krav fra leverandøren - på den andre siden selvfølgelig av prisen på tilbudet. Vi presenterer deg for ulike leverandører som du kan holde en konferansesamtale med:

• Tysk konferansesamtale
  Leverandøren deutsche-telefonkonferenz.de annonserer med en "100% gratis konferansesamtale". Så du trenger ikke å betale noen ekstra avgifter, du trenger bare å betale for en fasttelefon. Etter registreringen vil du motta tilgangsdataene via e-post og kan komme i gang med en gang. Antall deltakere og varigheten av konferansen er ubegrenset.
• SmartConference
  Bruker du mange konferansesamtaler, til vanlige avtaler, til møter med kunder eller til å jobbe i team? Deretter kan du tegne et månedlig abonnement på 9,90 hos leverandøren SmartConference. Opptil 5 deltakere kan bli med i Telko til denne faste prisen. For større grupper er det dyrere takster for opptil 25 deltakere.
• Hva skjer
  Ikke bare korte meldinger, men også telefonkonferanser via Whatsapp er mulig. I appen kan du enkelt lage en gruppeanrop og legge til opptil syv av kontaktene dine. Enkelt, raskt og gratis. Ideell for private brukere, men for noen selskaper er denne varianten ikke profesjonell nok. I tillegg må du selvfølgelig være koblet til alle deltakerne via Whatsapp.
• Skype
  Microsoft-tjenesten Skype tilbyr også en funksjon for gruppesamtaler. For å gjøre dette må du legge til de ønskede deltakerne i en gruppe ved hjelp av kontaktene eller søket. Når dette er opprettet, kan du starte gruppesamtalen. Hvis alle deltakerne bruker Skype-programvaren, er denne typen konferansesamtaler gratis.
• Telekom Business Conference
  Deutsche Telekom tilbyr sin egen telefonkonferansetjeneste, som muliggjør både enkel telekonferanse og webkonferanse. I tillegg til samtalen kan dokumenter også deles eller presentasjoner vises. Når fakturert i henhold til bruk, er kostnadene rundt 10 cent per minutt og deltaker. En konferansesamtale på 30 minutter med 5 deltakere vil koste rundt 15 euro. Men det er også faste takstmodeller for forskjellige deltakere.
• Meebl
  Meeble annonserer flere poeng: gratis, ingen registrering, ingen reklame og ingen spam. Alt du trenger å gjøre er å oppgi e-postadressen din og en vist kode - rommet for konferansesamtalen er satt opp og kan brukes. Du vil motta gratis oppringingsnumre fra Tyskland, Østerrike og Sveits. Hvis du vil støtte tjenesten, kan du velge et avgiftsbelagt nummer frivillig.

Andre (delvis belastbare) leverandører i alfabetisk rekkefølge uten vurdering: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de VoiceMeeting, Woopla.

Ulike prismodeller for konferansesamtaler

Til tross for et stort utvalg av forskjellige leverandører, kan prismodellene deles inn i bare to kategorier. Når du velger en passende løsning, kan du velge mellom disse (og en tilknyttet leverandør):

• Fakturering basert på bruk
  Betaling skjer her per minutt og per deltaker. Tilbyderne måler nøyaktig hvor mange deltakere som ble ringt inn i konferansesamtalen og i hvor lang tid. Multiplisert av nevnte tariff resulterer dette i fakturabeløpet.
• Fast pris med abonnement
  En fast pris å bruke i konferansesamtaler så ofte og så lenge du vil. Beløpet for abonnementsprisen er basert på antall deltakere. Rundt 10 euro per måned for samtaler med opptil 7 brukere.

Det er best å finne ut hvilket alternativ som er verdt for deg. Hyppige telefonkonferanser med lang varighet og mange deltakere er betydelig dyrere i den første varianten. På den annen side, hvis du bare sjelden inviterer deg til teletjenester i små grupper, betaler du kanskje for mye med den faste prisen.

Hva koster en konferansesamtale egentlig?

Mange leverandører annonserer at deres konferansesamtaler er gratis - ved nærmere undersøkelse er dette ofte ikke helt sant: Enten er det begrensninger på antall deltakere eller det første trinnet - registrering - er gratis. Selv om det ikke er noen kontraktsforpliktelser eller månedlige kostnader, er det vanligvis lave kostnader per minutt for taletiden under konferansesamtalen.

Hvilke kostnader oppstår, avhenger også av hvor de respektive abonnentene ringer seg inn i nettverket fra. Som regel betaler hver deltaker tilkoblingskostnadene til det tyske fastnettverket. Disse avhenger av den respektive telefonleverandøren: Hvis du har en fast pris i det tyske fastnettet, trenger du ikke betale noen separate avgifter;

Imidlertid kan det også tenkes deltakere fra utlandet som ikke har spesielle vilkår for det tyske fastnettet. Avhengig av leverandør er det også muligheten for konferanselederen å anta telefonkonferanseavgiftene for alle. I slike tilfeller blir et tilsvarende abonnement tatt ut.

Hva trenger du for en konferansesamtale?

Før du velger riktig leverandør av konferansesamtaler, bør du gjøre deg noen formelle tanker om selve konferansesamtalen. Disse kriteriene har innvirkning på valg av leverandør og dermed på kostnadene ved konferansesamtalen:

• Antall deltakere: Hvor mange deltakere deltar i teletelefonen?
• Opprinnelse: Ringer innringere fra utlandet inn?
• Kostnader: Hvem betaler eventuelle konferanseavgifter?
• Ekstra funksjoner: Trenger du tjenester som webkontroll (for parallelle presentasjoner) eller en opptaksfunksjon?

Som regel er standardiserte konferansesamtaler og leverandører tilstrekkelig for opptil ti deltakere. Ikke desto mindre bør du være spesielt oppmerksom på den internasjonale samtalen og en begrensning på antall deltakere, ellers kan det fort bli dyrt.

Typiske problemer med konferansesamtaler

Til tross for den enkle teknologien kan ting gå galt med konferansesamtalen. Vanlige problemer inkluderer:

• Oppringingsvansker
  I konferansesamtaler er det ofte minst en person som ikke klarer å ringe inn - enten fordi tilgangsdataene er feil (eller ble notert feil) eller fordi programvaren som brukes (for eksempel med Skype) er utdatert.
• forbindelse
  Ingen kan gjøre noe med det, men det er irriterende når deltakerne gjentatte ganger flyr ut av konferansesamtalen og må ringe inn igjen på grunn av for eksempel en dårlig (radio) forbindelse.
• Bakgrunnsstøy
  Hvis deltakerne lytter til musikk i bakgrunnen, vinduet er åpent eller deltakerne rett og slett har glemt å trykke på dempeknappen mens de snakker med en annen person på kontoret, er det ekstremt irriterende.
• Taledisiplin
  Fordi ingen ser hverandre, er det ingen ikke-verbal kommunikasjon som for eksempel signaliserer hvem som får ordet neste. Effekt: Det er vanskelig å koordinere hvem som snakker når. Enten svarer alle på et spørsmål samtidig eller ingen.

Hvordan kan feil unngås i telco?

Nedenfor gir vi deg også et PDF-dokument som du kan laste ned gratis, som inneholder mange tips for å forberede og holde telefonkonferanser. Dette vil unngå irriterende uhell og bidra til suksessen til konferansesamtalen.

Last ned for å unngå feil

Moderatorens oppgaver og funksjon

Som moderator har du en spesiell rolle å spille under konferansesamtalen. De gir orden på å snakke. Du er ansvarlig for følgende oppgaver:

• åpning
  Du hilser alle tilstedeværende. De forklarer hvorfor teleselskapet pågår og hva det vil dreie seg om i det videre kurset.
• introduksjon av deltakere
  Hvis det ikke er en vanlig konferansesamtale, eller hvis det er nye deltakere, bør du introdusere alle for hverandre for å skape en hyggelig atmosfære for diskusjon.
• koordinasjon
  Hovedoppgaven din er å koordinere de enkelte talene og styre diskusjonen. Det enkleste å gjøre er å gi (og trekke) ordet til deltakerne.
• tid
  Hold øye med klokken slik at konferansetiden ikke overskrides. Sørg for at agendaen også blir gjennomarbeidet.
• Sammendrag
  Moderatoren avslutter konferansesamtalen. På slutten bør du oppsummere resultatene, skissere de neste trinnene og indikere når neste møte vil finne sted.

Hvordan fungerer en konferansesamtale med mobiltelefon?

I prinsippet fungerer konferansesamtaler med mobiltelefon eller iPhone ikke annerledes enn andre. Fremfor alt må du sørge for at mobiltelefonen har nok batterilevetid - lengre samtaler på smarttelefonen er ofte direkte energigitter. Du bør også på forhånd sørge for at mobiltelefonkontrakten inkluderer en fast pris til fastnettverket. Dette er den eneste måten å holde konferansesamtalen virkelig gratis for deg.

Under en konferansesamtale med mobiltelefon Apper som Whatsapp messenger-tjenesten anbefales spesielt. Både brukere av en iPhone og eiere av en Android-smarttelefon kan like enkelt klare seg uten ekstra apper, siden mobiltelefonen deres vanligvis allerede inneholder denne funksjonen. Prinsippet er identisk: Først må du ringe noen som må ta samtalen din for å kunne legge til flere deltakere via et telefonsymbol med pluss. Merk: Deltakerne må alle lagres i mobiltelefonene sine. I tillegg kobles konferansesamtalen fra i det øyeblikket du legger på.